Etkin Bir İç Tetkik İçin 5 Altın Kural

ISO 45001 gibi yönetim sistemlerinin kendini düzelten bir yapıya sahip olmasını sağlayan temel mekanizma iç tetkiktir. İyi yürütülen bir iç tetkik; belgelendirme denetiminden önce sistemin zayıf noktalarını ortaya çıkaran, yöneticilere gerçek durumu gösteren ve iyileştirme için somut veri üreten bir süreçtir. Kötü yürütülen bir iç tetkik ise ya kontrol listesi doldurmaya indirgenmiş bir formaliteye ya da çalışanları savunmaya iten bir "suçlu arama" faaliyetine dönüşür.

Denetim ilkeleri için temel kılavuz, yönetim sistemlerinin denetimine ilişkin TS EN ISO 19011 standardıdır. Bu yazıda, ISO 45001 madde 9.2 şartını ve ISO 19011 ilkelerini temel alarak etkin bir iç tetkik için beş temel kuralı ve sahada sık yapılan hataları ele alıyoruz.

ISO 45001 İç Tetkik İçin Ne İster?

ISO 45001 madde 9.2, kuruluşun İSG yönetim sisteminin hem standardın hem de kuruluşun kendi şartlarına uygun olup olmadığını ve etkin şekilde uygulanıp sürdürülüp sürdürülmediğini belirlemek için planlı aralıklarla iç tetkik yapmasını şart koşar. Kuruluştan beklenenler özetle şunlardır:

• Sıklık, yöntem, sorumluluk ve raporlamayı içeren bir tetkik programının oluşturulması,
• Her tetkik için kriterlerin ve kapsamın belirlenmesi,
• Tetkikçilerin tarafsızlığı ve objektifliği sağlayacak şekilde seçilmesi,
• Sonuçların ilgili yöneticilere, çalışanlara ve varsa çalışan temsilcilerine raporlanması,
• Uygunsuzluklar için gerekli faaliyetlerin alınması ve programın uygulandığının dokümante edilmesi.

ISO 19011 ise denetim için yedi ilke tanımlar: dürüstlük, tarafsız sunum, mesleki özen, gizlilik, bağımsızlık, kanıta dayalı yaklaşım ve risk tabanlı yaklaşım. Aşağıdaki beş kural, bu ilkelerin sahadaki karşılığıdır.

Kural 1: Tetkiki Risk Bazlı Planlayın

Her bölümü her yıl aynı derinlikte ve aynı kontrol listesiyle tetkik etmek, kaynakların verimsiz kullanılması demektir. Tetkik programı; süreçlerin İSG riskine, önceki tetkik ve olay bulgularına, yaşanan değişikliklere ve yasal şartlara göre ağırlıklandırılmalıdır.

Risk bazlı planlama yalnızca sıklığı değil, tetkikin odağını da belirler. Örneğin yüksek riskli bir pres hattında tetkikçi; makine koruyucularının ve ışık bariyerlerinin durumuna, bakım sırasında enerji izolasyonunun nasıl yapıldığına, operatör eğitim kayıtlarına ve son ramak kala bildirimlerine odaklanmalıdır. İdari bir bölümde ise acil durum hazırlığı, ergonomi ve kaçış yolları öne çıkar. Program, yıl içinde yaşanan olaylara ve değişikliklere göre güncellenebilecek esneklikte olmalıdır.

Tablo örnek niteliğindedir; sıklık, kuruluşun kendi risk değerlendirmesine göre belirlenmeli ve gerekçesi kayıt altına alınmalıdır.

Kural 2: Tarafsızlığı ve Yetkinliği Güvenceye Alın

Bir tetkikçinin kendi tasarladığı veya yönettiği süreci tetkik etmesi, objektiflik ilkesine aykırıdır. İnsan kendi işindeki eksikleri görmekte zorlanır. Bu nedenle tetkik ekipleri çapraz kurgulanmalıdır: kalite ekibi üretimi, üretim ekibi bakımı, bakım ekibi depoyu tetkik edebilir.

Tarafsızlık kadar yetkinlik de önemlidir. İç tetkikçi; ISO 45001 şartlarını, ilgili İSG mevzuatını, tetkik tekniklerini ve tetkik ettiği sürecin temel risklerini bilmelidir. İç tetkikçi seçimi ve yetkinlik şartları hakkında daha fazla bilgi için kimler ISO 45001 iç tetkikçisi olabilir yazımıza göz atabilirsiniz.

Kural 3: Görüşe Değil, Objektif Kanıta Dayanın

Tetkikçi "Bence bu riskli" diyerek bulgu yazamaz. Her bulgu iki unsura dayanmalıdır: tetkik kriteri (standart maddesi, yasal şart, kuruluşun prosedürü) ve objektif kanıt (kayıt, doküman, gözlem veya doğrulanabilir görüşme ifadesi). Örneğin "Forklift periyodik kontrolü eksik" yerine şu şekilde yazılmalıdır:

İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği Ek-III ve kuruluşun periyodik kontrol prosedürü gereği yıllık kontrolü yapılması gereken 3 numaralı forkliftin son periyodik kontrol raporu 14 ay öncesine aittir; güncel rapor sunulamamıştır.

Bu şekilde yazılan bir bulgu tartışmaya açık değildir, sorumluyu savunmaya itmez ve düzeltici faaliyetin neye yönelmesi gerektiğini açıkça gösterir. Kanıtlar örnekleme yoluyla toplanır; tetkikçi örneklem büyüklüğünü ve seçim mantığını not etmelidir.

Kural 4: Masada Değil, Sahada Tetkik Edin

Dokümanların eksiksiz olması, sahada uygulamanın da doğru olduğu anlamına gelmez. Etkin bir iç tetkik, zamanının önemli bir kısmını üretim alanında, bakım atölyesinde ve depoda geçirir. Tetkikçi:

• Talimatların sahada gerçekten uygulanıp uygulanmadığını gözlemlemeli (ör. LOTO kilitleri, makine koruyucuları, kaçış yolları),
• Operatörler ve ustabaşlarıyla açık uçlu sorularla görüşmeli ("Bu makinede bakım yaparken neler yapıyorsunuz?"),
• Kayıtlardaki bilgiyi sahadaki durumla karşılaştırmalı (ör. periyodik kontrol raporundaki ekipmanın sahadaki etiketi),
• Süreç yaklaşımıyla bir işi baştan sona izlemeli; örneğin bir yüklenici çalışmasını izin formundan iş bitimine kadar takip etmelidir.

Tetkik, kısa bir açılış toplantısıyla başlamalı ve kapanış toplantısıyla bitmelidir. Açılış toplantısında tetkikin kapsamı, takvimi ve kimlerle görüşüleceği paylaşılır; bu, tetkik edilen bölümün hazırlıklı olmasını ve çalışanların tetkikçiyi bir tehdit olarak görmemesini sağlar. Kapanış toplantısında ise bulgular, dayandıkları kanıtlarla birlikte bölüm sorumlusuna aktarılır ve anlaşmazlık varsa sahada netleştirilir. Rapora ilk kez kapanıştan sonra giren sürpriz bulgular, sürece duyulan güveni zedeler.

Kural 5: Bulguyu Kök Nedenle Kapatın ve Etkinliği Doğrulayın

İç tetkikin amacı bulgu sayısını artırmak değil, sistemi iyileştirmektir. Bu nedenle bulgunun yazılmasıyla süreç bitmez. ISO 45001 madde 10.2, olay ve uygunsuzlukların kök nedenlerinin belirlenmesini, düzeltici faaliyetlerin alınmasını ve etkinliklerinin gözden geçirilmesini ister.

1. Anlık düzeltme: Tespit edilen durum hemen giderilir (ör. eksik kontrol yaptırılır).
2. Kök neden analizi: "5 Neden" veya balık kılçığı gibi yöntemlerle durumun neden oluştuğu araştırılır (ör. periyodik kontrol takvimi kimse tarafından takip edilmiyordu).
3. Düzeltici faaliyet: Kök nedeni ortadan kaldıracak kalıcı önlem belirlenir (ör. ekipman envanterine bağlı otomatik hatırlatma sistemi).
4. Etkinlik doğrulaması: Belirli bir süre sonra önlemin işe yarayıp yaramadığı kontrol edilir ve kayıt altına alınır.

Tetkik raporu ve yönetime raporlama

Tetkik raporu, bulguların listelendiği bir tablodan ibaret olmamalıdır. İyi bir raporda tetkikin kapsamı ve kriterleri, tetkik edilen süreçler ve örneklem, tetkik ekibi, bulgular ve bunların dayandığı kanıtlar, iyi uygulamalar ve genel bir değerlendirme yer alır. Olumlu bulguların da raporlanması, tetkikin bir suçlu arama faaliyeti olmadığını gösterir ve iyi uygulamaların diğer bölümlere yayılmasını sağlar.

Tetkik sonuçları, ISO 45001 madde 9.3 gereği yönetimin gözden geçirmesinin girdilerinden biridir. Üst yönetim, bulguların eğilimini, tekrar eden uygunsuzlukları ve düzeltici faaliyetlerin durumunu bu toplantıda değerlendirmeli ve gerekirse kaynak kararları almalıdır. Tetkik sonuçlarının çalışanlarla ve çalışan temsilcileriyle paylaşılması da standardın açık bir beklentisidir.

Kök neden yöntemleri hakkında ayrıntılı bilgi iş kazası sonrası kök neden analizi yazımızda yer almaktadır.

İç Tetkiklerde Sık Yapılan Hatalar

• Tetkiki belgelendirme denetiminden hemen önce, yalnızca "kayıt tamamlamak" amacıyla yapmak,
• Her yıl aynı kontrol listesini, aynı sorularla kullanmak,
• Yalnızca doküman incelemek, sahaya çıkmamak,
• Bulguları kişiselleştirmek ve suçlu arayan bir dil kullanmak,
• Uygunsuzlukları kök neden analizi yapmadan kapatmak,
• Tetkik sonuçlarını yönetimin gözden geçirmesine taşımamak.

Bursa'daki otomotiv tedarik zincirinde yer alan işletmelerde, müşteri denetimleri ile iç tetkik programını birbirine bağlamak, aynı bulguların farklı denetimlerde tekrar etmesini önlemenin etkili bir yoludur.

PRD TEST Olarak Nasıl Destek Veriyoruz?

PRD TEST olarak ISO 45001 iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi kapsamında iç tetkikçi eğitimleri veriyor, işletmelerin tetkik programlarının oluşturulmasına ve gerektiğinde tarafsız bir gözle iç tetkiklerin yürütülmesine destek oluyoruz.

Periyodik kontrol raporlarımız da iç tetkiklerde ekipman güvenliğine ilişkin objektif kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.