Kimler ISO 45001 İç Tetkikçisi Olabilir?

ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi'nin sahada gerçekten işleyip işlemediği, planlı aralıklarla yapılan iç tetkiklerle (internal audit) ölçülür. Bu noktada en sık sorulan soru şudur: kimler ISO 45001 iç tetkikçisi olabilir? Standart bu konuda bir unvan veya diploma şartı koymaz; ancak tetkikçinin yetkin, tarafsız ve nesnel olmasını açıkça ister. Yanlış seçilmiş bir tetkik ekibi, yönetim sistemini bir evrak yığınına dönüştürürken doğru seçilmiş bir ekip sahadaki gerçek riskleri görünür kılar.

Bu rehberde iç tetkikçi seçim kriterlerini, tarafsızlık ilkesinin pratikte nasıl uygulandığını, ISO 19011 esaslı eğitimin içeriğini ve iç tetkiklerde en sık yapılan hataları ele alıyoruz.

Standart Ne İstiyor?

ISO 45001'in 9.2 İç tetkik maddesi, kuruluşun yönetim sisteminin hem kendi şartlarına hem de standardın şartlarına uygun olup olmadığını ve etkin şekilde uygulanıp uygulanmadığını belirlemek için planlı aralıklarla iç tetkik yapmasını ister. Bu kapsamda kuruluşun:

• Sıklık, yöntem, sorumluluk ve raporlamayı içeren bir tetkik programı oluşturması,
• Her tetkik için kriterleri ve kapsamı tanımlaması,
• Tetkik sürecinin nesnelliğini ve tarafsızlığını sağlayacak şekilde tetkikçileri seçmesi,
• Tetkik sonuçlarını ilgili yöneticilere, çalışanlara ve varsa çalışan temsilcilerine raporlaması,
• Uygunsuzluklar için gerekli faaliyetleri başlatması ve kanıtları saklaması beklenir.

Buna ek olarak 7.2 Yetkinlik maddesi, İSG performansını etkileyen işleri yapan kişilerin yetkinliğinin belirlenmesini, sağlanmasını ve belgelenmesini ister. İç tetkikçiler de bu kapsamdadır. Tetkikin nasıl yürütüleceğine dair yol gösterici standart ise ISO 19011 Yönetim sistemlerinin tetkiki için kılavuzdur.

Bağımsızlık ve Tarafsızlık İlkesi

İç tetkikin temel kuralı basittir: Kimse kendi yaptığı işi denetleyemez. Örneğin İSG birimi, kendi yürüttüğü risk değerlendirmesi veya eğitim planlama süreçlerini değil; üretim, bakım, satın alma veya lojistik birimlerinin İSG süreçlerini denetlemelidir. İSG biriminin kendi süreçleri ise başka bir birimden yetkin bir tetkikçiye bırakılır.

Küçük ve orta ölçekli işletmelerde bu ilkeyi uygulamak zor görünebilir. Bu durumda pratik çözümler şunlardır:

• Çapraz tetkik: Kalite ekibindeki bir tetkikçi İSG süreçlerini, İSG ekibindeki bir tetkikçi kalite veya çevre süreçlerini denetler.
• Dış tetkikçi desteği: Özellikle yönetim sisteminin sahibi olan birimin süreçleri için dış danışmandan destek alınır.
• Grup şirketleri arası tetkik: Aynı gruba bağlı farklı tesislerin tetkikçileri birbirlerini denetler.

Kimler İç Tetkikçi Olabilir? Seçim Kriterleri

İç tetkikçi olmak için belirli bir unvan gerekmez; mühendis, teknisyen, formen, idari personel veya çalışan temsilcisi iç tetkikçi olabilir. Önemli olan, aşağıdaki yetkinliklere sahip olunması veya eğitimle kazandırılmasıdır:

Uygulamada en verimli sonuç, farklı bölümlerden seçilen ve sahayı iyi tanıyan kişilerden oluşan bir havuzdan elde edilir. Yalnızca yöneticilerden oluşan bir ekip çalışanlarla açık iletişim kurmakta zorlanabilir; yalnızca yeni personelden oluşan bir ekip ise sürecin inceliklerini gözden kaçırabilir.

İç Tetkikçi Eğitimi Neleri Kapsamalı?

Etkin bir ISO 45001 iç tetkikçi eğitimi, standardın maddelerini okumakla sınırlı kalmamalıdır. Önerdiğimiz içerik şu başlıkları kapsar:

1. ISO 45001 şartlarının yorumlanması: Bağlam, liderlik, çalışan katılımı, risk ve fırsatlar, operasyonel kontrol ve performans değerlendirmesi.
2. ISO 19011 tetkik ilkeleri: Dürüstlük, adil sunum, mesleki özen, gizlilik, bağımsızlık ve kanıta dayalı yaklaşım.
3. Tetkik planlama: Tetkik programı, kapsam belirleme, kontrol listesi hazırlama ve örnekleme.
4. Sahada tetkik uygulaması: Açık uçlu soru sorma, gözlem, doküman ve kayıt incelemesi, çalışanlarla görüşme.
5. Bulgu yazma: Uygunsuzluk, gözlem ve iyileştirme fırsatının ayrımı; şart, kanıt ve bulgu ifadesinin doğru kurulması.
6. Raporlama ve takip: Kapanış toplantısı, düzeltici faaliyetlerin doğrulanması ve etkinlik takibi.

İç Tetkiklerde En Sık Yapılan Hatalar

• Masa başı tetkik: Tetkikin yalnızca doküman kontrolüyle sınırlı kalması, sahaya çıkılmaması. İSG tetkikinin kalbi, tanımlı kontrollerin sahada uygulanıp uygulanmadığının gözlenmesidir.
• Kontrol listesine bağımlılık: Hazır listelerin sorgulamadan okunması; tetkikçinin gördüğü bir riski listede olmadığı için not etmemesi.
• Çalışanlarla görüşmemek: ISO 45001 çalışan katılımı ve danışmayı merkeze alır; çalışanlarla konuşulmayan bir tetkik bu şartı değerlendiremez.
• Kanıtsız bulgu: "Eğitimler yetersiz" gibi genel ifadeler yerine hangi kayıt, hangi çalışan ve hangi şartla ilgili olduğu belirtilmelidir.
• Takipsiz bulgular: Uygunsuzlukların kapatılmasının ve düzeltici faaliyetin etkinliğinin doğrulanmaması.

Bu konuları daha ayrıntılı ele aldığımız etkin bir iç tetkik için 5 altın kural yazımızı da incelemenizi öneririz.

İç Tetkik ve Yasal Yükümlülükler İlişkisi

ISO 45001 gönüllü bir standarttır; ancak standardın 6.1.3 maddesi kuruluşun yasal şartları ve diğer şartları belirlemesini, 9.1.2 maddesi ise bu şartlara uyumun değerlendirilmesini ister. Bu nedenle iç tetkikçiler, periyodik kontrol raporlarının güncelliği, risk değerlendirmesinin yenilenme zamanı ve zorunlu eğitim kayıtları gibi yasal şartları da sorgulamalıdır. Bursa'daki otomotiv tedarik zincirinde yer alan firmalarda müşteri denetimleri de çoğu zaman bu yasal uyum kanıtlarına odaklanır; iyi yürütülen bir iç tetkik bu denetimlere hazırlığın en etkili yoludur.

Uygulamada iyi bir iç tetkikçi, yasal uyum kontrolünü bir evrak sayımına dönüştürmez. Örneğin bir kaldırma ekipmanının periyodik kontrol raporunun varlığını görmekle yetinmez; raporda belirtilen uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığını, ekipman üzerindeki etiketin güncel olup olmadığını ve operatörün yetkilendirme kaydını da sorgular. Benzer şekilde eğitim kayıtlarında yalnızca imza listesine değil, sahada çalışanla yapılan kısa bir görüşmede eğitimin içeriğinin hatırlanıp hatırlanmadığına da bakar. Bu yaklaşım, tetkik bulgularının gerçek risk azaltımına dönüşmesini sağlar ve yönetimin iç tetkike olan güvenini artırır.

İç Tetkik Programı Nasıl Planlanır?

Yetkin tetkikçiler kadar, onların hangi süreçleri ne sıklıkla denetleyeceğini gösteren bir tetkik programı da önemlidir. ISO 45001, programın hazırlanmasında ilgili süreçlerin önemini, işyerindeki değişiklikleri ve önceki tetkiklerin sonuçlarını dikkate almayı ister. Uygulamada şu yaklaşım iyi sonuç verir:

• Risk esaslı sıklık: Risk değerlendirmesinde yüksek skorlu tehlikelerin bulunduğu bölümler (pres hattı, bakım atölyesi, kaldırma operasyonları, kimyasal depolama) yılda birden fazla, düşük riskli idari süreçler ise yılda bir kez tetkik edilir.
• Olaylara duyarlı plan: İş kazası, ramak kala artışı, yeni makine veya proses devreye alınması gibi durumlarda programa ek tetkik eklenir.
• Süreç ve şart kapsaması: Program sonunda standardın tüm maddelerinin ve tüm bölümlerin en az bir kez kapsandığı bir matrisle kontrol edilir.
• Tetkikçi rotasyonu: Aynı bölümün her yıl aynı kişi tarafından tetkik edilmesi alışkanlık körlüğüne yol açabileceği için tetkikçiler dönüşümlü görevlendirilir.
• Yönetimin gözden geçirmesiyle bağlantı: Tetkik takvimi, sonuçların yönetimin gözden geçirmesi toplantısına zamanında girdi olarak sunulabileceği şekilde planlanır.

Programın ve tetkikçi atamalarının yazılı olması, hem belgelendirme denetimlerinde tarafsızlık şartının kanıtlanmasını kolaylaştırır hem de tetkiklerin üretim yoğunluğu nedeniyle ertelenmesinin önüne geçer.

PRD TEST Olarak Nasıl Destek Veriyoruz?

ISO 45001 hizmetlerimiz kapsamında, ISO 19011 esaslı iç tetkikçi eğitimleri düzenliyor ve eğitimi sahada uygulamalı tetkik çalışmasıyla destekliyoruz. Katılımcıların eğitimi tamamladıktan sonra gerçek bir süreç üzerinde tetkik planlaması ve bulgu yazma pratiği yapmasını önemsiyoruz.

Tarafsızlık ilkesini kendi kaynaklarıyla sağlamakta zorlanan kuruluşlara ise iç tetkiklerin planlanması ve yürütülmesinde bağımsız tetkikçi desteği sunuyoruz.